IT-Dokumentation

Wozu benötigen Sie eine IT-Dokumentation

In erster Linie dient Ihre IT-Dokumentation dazu, um sich einen aktuellen Überblick über all Ihre Systeme und Lösungen zu verschaffen. Ausschließlich anhand dieser Informationen planen Sie auch zukünftige Investitionen sinnvoll. Zur Erstellung einer umfassenden IT-Dokumentation erfassen wir sämtliche relevanten Informationen und Daten Ihrer Systeme, Anwendungen und Netzwerkbestandteile. Aber was genau sind diese relevanten Informationen und Daten?
Hierbei kommt es darauf an, wie umfangreich und für welche Nutzergruppen diese Dokumentation erstellt werden soll.
Beispielsweise benötigen Administratoren eine technische Dokumentation, die viele Informationen bietet und dennoch flexibel daherkommt. Hierbei handelt es sich um weit mehr als eine Auflistung von Geräten und Betriebsmitteln. Standorte, Benutzer, und Softwarelizenzen und verantwortliche Personen, um nur einige Stichworte zu nennen. Alle Informationen sollten mehrdimensional in Beziehung stehen und um Zusammenhänge direkt nachvollziehen zu können.

Folgende Informationen sollte eine Dokumentation nach ISO 27001 enthalten

  • Auftragskontrolle
  • Änderungsverzeichnis
  • Compliance
  • Dienste
  • Gefahrenbewältigung
  • Informationen zum Netzwerk
  • Infrastruktur
  • Internetanbindungen
  • Internetanbindungen
  • Notfallmanagement
  • Protokollierung
  • Prozesse
  • TOMs
  • Verantwortlichkeiten
  • uvm.

Daraus ergeben sich vorteile für Ihr Unternehmen

Verpflichtungen

Für Unternehmen gibt es juristische Vorgaben, die eine IT-Dokumentation verpflichtend machen (KRITISV & DSGVO).
Das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) ist hier zu nennen. Dieses Gesetz verpflichtet Unternehmen, Maßnahmen zu ergreifen, welche frühzeitig Gefahren für den Fortbestand des Unternehmens erkennen lassen. Dies betrifft selbstverständlich auch die Unternehmens-IT und ist somit für nahezu alle Unternehmen relevant.

Verringerung von Ausfallzeiten

Durch eine IT-Dokumentation wissen Sie im Störungsfall sofort, wer für das fehlerhafte System verantwortlich ist. Sie wissen außerdem, was zu tun ist, um die Störung schnellstmöglich zu beheben. Ebenfalls sind Sie so in der Lage, ausgefallene Systeme kurzfristig zu überbrücken, um Ihre Infrastruktur betriebsfähig zu halten. In einem solchen Fall spricht man auch von einer Notfalldokumentation.

Kostensenkung

Durch eine IT-Dokumentation haben Sie einen Überblick über Wartungs- und Lizenzverträge sowie den Status jedes einzelnen Geräts. Stellen Sie sich vor, welche Kosten entstehen, wenn Sie für ausgemusterte Geräte nach wie vor Lizenz- und Wartungsgebühren zahlen. Bei der Außerbetriebnahme verfügen Sie über sämtliche Informationen, um Geräte ganzheitlich aus Ihrer Infrastruktur zu entfernen.

Änderungen

Durch immer neue Lösungen, befindet sich Ihre IT in einem permanenten Wandel. Vor Änderungen ist ein Überblick Ihres Status Quo essentiell.

Selbst die kleinsten unbedachten Änderungen haben im Zweifel weitreichende folgen für Prozesse, Systeme und Services. Fehlt Ihnen hier der Überblick, sind teure Ausfälle vorprogrammiert.