Aus der Sicht der IT geht es beim Offboarding nicht nur darum, den Zugang zu Unternehmensressourcen zu entziehen, sondern auch um die Sicherstellung der Datensicherheit und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Das Offboarding von Mitarbeitern ist ein ebenso wichtiger Prozess wie das Onboarding, jedoch oft mit unterschiedlichen Herausforderungen verbunden. Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess minimiert Risiken und stellt sicher, dass der Übergang für beide Seiten so reibungslos wie möglich verläuft.
Standardisierte Offboarding-Checkliste
Ein strukturierter und standardisierter Prozess ist entscheidend für ein effizientes Mitarbeiteroffboarding. Eine detaillierte Checkliste hilft dabei, sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte unternommen werden, von der Deaktivierung von Accounts bis hin zur Rückgabe von Firmeneigentum wie Laptops, Mobiltelefonen oder anderen Geräten. Diese Checkliste sollte auch spezifische Anforderungen für verschiedene Abteilungen oder Rollen berücksichtigen.
Sofortige Deaktivierung des Zugriffs
Um Sicherheitsrisiken zu minimieren, sollte der Zugriff auf alle IT-Systeme und Daten sofort nach Bekanntgabe des Ausscheidens eines Mitarbeiters deaktiviert werden. Dies umfasst E‑Mail-Konten, Zugriff auf das Intranet, Cloud-Dienste und andere Anwendungen, mit denen der Mitarbeiter gearbeitet hat. Eine schnelle Handhabung verhindert unerlaubten Zugriff und schützt sensible Unternehmensdaten.
Datensicherung und ‑management
Vor der Deaktivierung der Konten ist es wichtig, alle relevanten Daten zu sichern und zu überprüfen, ob es spezielle Anforderungen für die Aufbewahrung von Daten gibt. Dies beinhaltet die Sicherung von E‑Mails, Dokumenten und anderen Dateien, die für das Unternehmen von Bedeutung sein könnten. Die ordnungsgemäße Handhabung von Daten ist nicht nur für die Kontinuität des Geschäftsbetriebs wesentlich, sondern auch aus Compliance-Gründen erforderlich.
Rückgabe und Löschung von Firmeneigentum
Die Rückgabe von Firmeneigentum ist ein zentraler Bestandteil des Offboarding-Prozesses. IT-Abteilungen sollten Geräte auf empfindliche Daten überprüfen und diese sicher löschen, bevor sie neu zugewiesen oder entsorgt werden. Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und die sichere Löschung von Daten sind hierbei von höchster Wichtigkeit.
Kommunikation und Dokumentation
Eine klare Kommunikation mit dem ausscheidenden Mitarbeiter über die Offboarding-Schritte ist essenziell. IT-Abteilungen sollten sicherstellen, dass Mitarbeiter verstehen, welche Schritte unternommen werden und wie sie Firmeneigentum zurückgeben sollen. Die Dokumentation des gesamten Prozesses ist ebenfalls wichtig, um Compliance zu gewährleisten und als Referenz für zukünftige Offboardings zu dienen.
Überprüfung der Zugriffsrechte
Nach Abschluss des Offboarding-Prozesses ist es ratsam, eine Überprüfung der Zugriffsrechte durchzuführen, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Zugriffe mehr möglich sind. Dies sollte regelmäßig für alle Systeme und Anwendungen erfolgen, um die IT-Sicherheit kontinuierlich zu gewährleisten.
Ein effektives Offboarding aus Sicht der IT erfordert sorgfältige Planung und Durchführung. Durch die Einhaltung der oben genannten Strategien können IT-Abteilungen sicherstellen, dass der Übergang für das Unternehmen und den ausscheidenden Mitarbeiter sicher und reibungslos verläuft. Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess minimiert Risiken für die Datensicherheit, gewährleistet die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und schützt das geistige Eigentum des Unternehmens. Letztendlich ist ein effektives Offboarding ein wesentlicher Bestandteil des Lebenszyklus
