Die Digi­ta­li­sie­rung hat zahl­rei­che Geschäfts­pro­zes­se revo­lu­tio­niert, dar­un­ter auch die Buch­füh­rung und Doku­men­ten­ver­wal­tung. Um sicher­zu­stel­len, dass elek­tro­ni­sche Daten genau­so zuver­läs­sig und prüf­bar sind wie ihre papier­ba­sier­ten Vor­gän­ger, wur­den die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) eingeführt.

Was sind die GoBD?

Die GoBD wur­den von der deut­schen Finanz­ver­wal­tung fest­ge­legt und tra­ten am 1. Janu­ar 2015 in Kraft. Sie erset­zen die vor­he­ri­gen GDPdU (Grund­sät­ze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen) und GoBS (Grund­sät­ze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­te­me). Ziel der GoBD ist es, kla­re Regeln für die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung und die Auf­be­wah­rung von steu­er­re­le­van­ten Daten zu defi­nie­ren. Die­se Grund­sät­ze gel­ten für alle Unter­neh­men und Selbst­stän­di­gen, die ihre steu­er­re­le­van­ten Unter­la­gen elek­tro­nisch erstel­len, ver­ar­bei­ten oder aufbewahren.

Wichtige Grundsätze der GoBD

Die GoBD beinhal­ten eine Viel­zahl von Anfor­de­run­gen, die Unter­neh­men erfül­len müs­sen, um die Ord­nungs­mä­ßig­keit ihrer elek­tro­ni­schen Daten zu gewähr­leis­ten. Zu den wich­tigs­ten Grund­sät­zen gehören:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Geschäfts­vor­fäl­le müs­sen voll­stän­dig, rich­tig, zeit­ge­recht und geord­net auf­ge­zeich­net wer­den. Die Her­kunft und die ein­zel­nen Ver­ar­bei­tungs­schrit­te der Daten müs­sen nach­voll­zieh­bar sein.

Unveränderbarkeit

Ein­mal erfass­te Daten dür­fen nicht mehr nach­träg­lich ver­än­dert wer­den — Soll­ten Kor­rek­tu­ren not­wen­dig sein, müs­sen die­se doku­men­tiert und nach­voll­zieh­bar gemacht werden.

Vollständigkeit

Alle steu­er­lich rele­van­ten Daten müs­sen voll­stän­dig und lücken­los erfasst wer­den. Dies schließt auch Meta­da­ten ein, die für die Nach­voll­zieh­bar­keit und Prüf­bar­keit der Daten not­wen­dig sind.

Sicherheit der Daten

Unter­neh­men müs­sen geeig­ne­te Maß­nah­men ergrei­fen, um die Daten vor Ver­lust, Dieb­stahl und Mani­pu­la­ti­on zu schüt­zen. Dies umfasst sowohl tech­ni­sche als auch orga­ni­sa­to­ri­sche Maßnahmen.

Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung

Die GoBD for­dert, dass die Buchun­gen und Auf­zeich­nun­gen inner­halb einer ange­mes­se­nen Frist erfol­gen, um die Aktua­li­tät der Daten zu gewährleisten.

Aufbewahrungspflichten

Steu­er­re­le­van­te Daten müs­sen für die Dau­er der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist, in der Regel zehn Jah­re, unver­än­dert und les­bar auf­be­wahrt wer­den. Dabei muss auch die Les­bar­keit der Daten über die­sen Zeit­raum hin­weg sicher­ge­stellt sein.

Zugriff der Finanzbehörden

Im Rah­men von Betriebs­prü­fun­gen müs­sen die Finanz­be­hör­den Zugriff auf die elek­tro­ni­schen Daten erhal­ten. Unter­neh­men müs­sen daher sicher­stel­len, dass die Daten in einem prü­fungs­re­le­van­ten For­mat vor­ge­hal­ten wer­den und jeder­zeit zugäng­lich sind.

Umsetzung der GoBD in der Praxis

    Die Umset­zung der GoBD erfor­dert sorg­fäl­ti­ge Pla­nung und kon­ti­nu­ier­li­che Anpas­sung der betrieb­li­chen Pro­zes­se. Hier sind eini­ge prak­ti­sche Schrit­te, die Unter­neh­men unter­neh­men können:

    Dokumentation der Prozesse

    Unter­neh­men soll­ten ihre buch­hal­te­ri­schen und steu­er­re­le­van­ten Pro­zes­se detail­liert doku­men­tie­ren. Dies umfasst die Beschrei­bung der ein­ge­setz­ten Soft­ware, die Arbeits­ab­läu­fe und die Ver­ant­wort­lich­kei­ten inner­halb des Unternehmens.

    Einsatz geeigneter Software

    Die Wahl der rich­ti­gen Soft­ware ist ent­schei­dend. Unter­neh­men soll­ten sicher­stel­len, dass ihre Buch­hal­tungs- und ERP-Sys­te­me den Anfor­de­run­gen der GoBD ent­spre­chen und regel­mä­ßi­ge Updates erhal­ten, um gesetz­li­che Ände­run­gen zu berücksichtigen.

    Schulung der Mitarbeiter

    Mit­ar­bei­ter, die mit der Buch­hal­tung und Daten­ver­wal­tung betraut sind, soll­ten regel­mä­ßig geschult wer­den, um sicher­zu­stel­len, dass sie die GoBD-Anfor­de­run­gen ken­nen und umset­zen können.

    Datenarchivierung

    Unter­neh­men müs­sen sicher­stel­len, dass ihre Archi­vie­rungs­lö­sun­gen den GoBD ent­spre­chen. Dies umfasst die lang­fris­ti­ge Spei­che­rung und die Sicher­stel­lung der Les­bar­keit und Unver­än­der­bar­keit der Daten.

    Interne Kontrollen und Audits

    Regel­mä­ßi­ge inter­ne Kon­trol­len und Audits hel­fen, die Ein­hal­tung der GoBD sicher­zu­stel­len und poten­zi­el­le Schwach­stel­len früh­zei­tig zu erken­nen und zu beheben.

      Die GoBD stel­len hohe Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­sche Buch­füh­rung und die Auf­be­wah­rung steu­er­re­le­van­ter Daten. Durch die kon­se­quen­te Umset­zung die­ser Grund­sät­ze kön­nen Unter­neh­men nicht nur recht­li­che Risi­ken mini­mie­ren, son­dern auch ihre inter­nen Pro­zes­se opti­mie­ren und die Basis für eine effi­zi­en­te und trans­pa­ren­te Buch­füh­rung schaf­fen. Es ist daher uner­läss­lich, sich kon­ti­nu­ier­lich mit den Anfor­de­run­gen der GoBD aus­ein­an­der­zu­set­zen und die­se in die betrieb­li­chen Abläu­fe zu integrieren.

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