Im Zuge der Digitalisierung sollten Sie auch ihre Dokumente wie Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen betrachten. In den meisten Fällen besteht in Unternehmen ein Archiv wo alle Dokumente der min. letzten 10 Jahre aufbewahrt werden.
Warum ist dies notwendig?
Die Dokumente müssen im Original vorliegen. Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem einsetzen, können Sie alle Dokumente revisionssicher ablegen. Revisionssicher bedeutet, dass Dokumente in ihrer Ursprungsform vorlögen und nicht bearbeitet werden können.
Ein DMS bietet Ihnen somit den Vorteil, dass Sie all Ihre Dokumente rechtssicher archivieren können, ohne die ausgedruckten Unterlagen weiter aufbewahren zu müssen. Sie können sich also auch den Platz für Archivräume sparen.
Um schneller an Dokumente zukommen, haben Unternehmen oftmals ihre Dokumente zusätzlich eingescannt und diese dann in eine selbst erstellte Ordnerstruktur abgelegt. Mit einem DMS können Sie sich diese manuellen Schritte sparen. Sie können das DMS anlernen, damit es die Zuordnung selbst übernimmt. Anhand von Aufbau oder Texten auf Dokumenten entscheidet das System dann um welche Art von Beleg und um welchen Debitor/Kreditor es sich handelt und wann der Beleg erstellt wurde. Durch die Erfassung werden Ihre Belege zudem noch vollständig indexiert und durchsuchbar.
Schneller geht es nicht!
Ihre Vorteile in der Übersicht:
• Standardisierte Erstellung, Bearbeitung und Speicherung
• zentraler Speicherort
• Unterschiedliche Ordnungs- und Zugriffsmöglichkeiten, z.B. nach Relevanz, Zugehörigkeit Debitor/Kreditor, Erstelldatum, usw.
• zeitlose Verfügbarkeit
• Suchfunktionen vereinfachen Wissenstransfer und Recherche
• Möglichkeit der Verlinkung zu externen Dokumenten und Verknüpfung mit Aufgaben und Prozessen möglich
Die Umsetzung dauert nicht so lange wie Sie denken. In 90 Tagen könnten auch Sie komplett Papierlos arbeiten.
