Die Notwendigkeit für die Wende zum papierlosen Büro und der zugehörigen Prozesse in Unternehmen hat durch die Corona-Krise und die damit verbundene Zunahme von Home-Office deutlich an Bedeutung gewonnen. Eine aktuelle Studie, durchgeführt von Statista und Adobe, beleuchtet den Fortschritt der digitalen Transformation in deutschen Büros und liefert aufschlussreiche Ergebnisse.
Positive Trends und Einsparungspotenziale
Die Untersuchung, die zwischen dem 11. Dezember 2023 und dem 3. Januar 2024 stattfand und 400 Unternehmen verschiedener Größenklassen einschloss, offenbart, dass drei Viertel der befragten Betriebe bereits Schritte hin zu einem papierlosen bzw. papierreduzierten Arbeitsumfeld eingeleitet haben. Im Fokus dieser Bemühungen stehen insbesondere Kosteneinsparungen, die vor allem durch die Verringerung von Papierverbrauch und Druckkosten erzielt werden können. Weiterhin werden Effizienzsteigerungen in Arbeitsabläufen und die Reduzierung von Kosten für Lagerflächen und Archivierung als wesentliche Vorteile hervorgehoben.
Digitalisierung und Nachhaltigkeit als strategische Ziele
Die Studie zeigt auch, dass die Unternehmen die Digitalisierung und Nachhaltigkeit als Chance sehen, ihre Betriebskosten zu senken und ihre Geschäftsstrategien entsprechend anzupassen. Die Akzeptanz der digitalen Maßnahmen innerhalb der Belegschaft ist dabei hoch bis sehr hoch. Jedoch erkennen nur 40% der Unternehmen direkte Vorteile dieser Umstellung für ihre Kunden.
Herausforderungen auf dem Weg zum digitalen Büro
Als größte Herausforderungen auf dem Weg zum papierlosen Büro nennen die Unternehmen die Abkehr von etablierten Gewohnheiten und die Anschaffungskosten für die benötigte digitale Technologie. Besonders in Bereichen wie Archivierung, Unterschriftenerfassung und Finanzbuchhaltung sehen die Befragten signifikante Hürden.
Ausblick und Motivation für die Zukunft
Trotz dieser Herausforderungen berichten 94% der umstellenden Unternehmen von signifikanten Effizienzsteigerungen durch die Reduktion von Papier. Dies motiviert auch bisher zögerliche Unternehmen zur Umstellung: 95% der noch nicht papierreduziert arbeitenden Unternehmen planen, in naher Zukunft entsprechende Maßnahmen einzuleiten, wobei über die Hälfte dies innerhalb des nächsten Jahres und weitere 42% in den kommenden zwei bis drei Jahren vorhaben.
Diese Ergebnisse unterstreichen die wachsende Bereitschaft deutscher Unternehmen, digitale und nachhaltige Arbeitsweisen zu adaptieren, um langfristig wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben und Wende zum papierlosen Büro zu schaffen.
