Die Digitalisierung hat zahlreiche Geschäftsprozesse revolutioniert, darunter auch die Buchführung und Dokumentenverwaltung. Um sicherzustellen, dass elektronische Daten genauso zuverlässig und prüfbar sind wie ihre papierbasierten Vorgänger, wurden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eingeführt.
Was sind die GoBD?
Die GoBD wurden von der deutschen Finanzverwaltung festgelegt und traten am 1. Januar 2015 in Kraft. Sie ersetzen die vorherigen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Ziel der GoBD ist es, klare Regeln für die elektronische Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten zu definieren. Diese Grundsätze gelten für alle Unternehmen und Selbstständigen, die ihre steuerrelevanten Unterlagen elektronisch erstellen, verarbeiten oder aufbewahren.
Wichtige Grundsätze der GoBD
Die GoBD beinhalten eine Vielzahl von Anforderungen, die Unternehmen erfüllen müssen, um die Ordnungsmäßigkeit ihrer elektronischen Daten zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Grundsätzen gehören:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Die Herkunft und die einzelnen Verarbeitungsschritte der Daten müssen nachvollziehbar sein.
Unveränderbarkeit
Einmal erfasste Daten dürfen nicht mehr nachträglich verändert werden — Sollten Korrekturen notwendig sein, müssen diese dokumentiert und nachvollziehbar gemacht werden.
Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Daten müssen vollständig und lückenlos erfasst werden. Dies schließt auch Metadaten ein, die für die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der Daten notwendig sind.
Sicherheit der Daten
Unternehmen müssen geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Daten vor Verlust, Diebstahl und Manipulation zu schützen. Dies umfasst sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen.
Zeitgerechte Buchung und Aufzeichnung
Die GoBD fordert, dass die Buchungen und Aufzeichnungen innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen, um die Aktualität der Daten zu gewährleisten.
Aufbewahrungspflichten
Steuerrelevante Daten müssen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, in der Regel zehn Jahre, unverändert und lesbar aufbewahrt werden. Dabei muss auch die Lesbarkeit der Daten über diesen Zeitraum hinweg sichergestellt sein.
Zugriff der Finanzbehörden
Im Rahmen von Betriebsprüfungen müssen die Finanzbehörden Zugriff auf die elektronischen Daten erhalten. Unternehmen müssen daher sicherstellen, dass die Daten in einem prüfungsrelevanten Format vorgehalten werden und jederzeit zugänglich sind.
Umsetzung der GoBD in der Praxis
Die Umsetzung der GoBD erfordert sorgfältige Planung und kontinuierliche Anpassung der betrieblichen Prozesse. Hier sind einige praktische Schritte, die Unternehmen unternehmen können:
Dokumentation der Prozesse
Unternehmen sollten ihre buchhalterischen und steuerrelevanten Prozesse detailliert dokumentieren. Dies umfasst die Beschreibung der eingesetzten Software, die Arbeitsabläufe und die Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.
Einsatz geeigneter Software
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme den Anforderungen der GoBD entsprechen und regelmäßige Updates erhalten, um gesetzliche Änderungen zu berücksichtigen.
Schulung der Mitarbeiter
Mitarbeiter, die mit der Buchhaltung und Datenverwaltung betraut sind, sollten regelmäßig geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die GoBD-Anforderungen kennen und umsetzen können.
Datenarchivierung
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösungen den GoBD entsprechen. Dies umfasst die langfristige Speicherung und die Sicherstellung der Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Daten.
Interne Kontrollen und Audits
Regelmäßige interne Kontrollen und Audits helfen, die Einhaltung der GoBD sicherzustellen und potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
Die GoBD stellen hohe Anforderungen an die elektronische Buchführung und die Aufbewahrung steuerrelevanter Daten. Durch die konsequente Umsetzung dieser Grundsätze können Unternehmen nicht nur rechtliche Risiken minimieren, sondern auch ihre internen Prozesse optimieren und die Basis für eine effiziente und transparente Buchführung schaffen. Es ist daher unerlässlich, sich kontinuierlich mit den Anforderungen der GoBD auseinanderzusetzen und diese in die betrieblichen Abläufe zu integrieren.
