Es sind Unterschiede zu beachten
Die digitale Signatur klingt nach einer schnellen und unkomplizierten Lösung um Dokumente ohne zusätzlichen Ausdruck abzeichnen zu können. Diese Art von Unterschriften gewinnt immer mehr Aufmerksamkeit, denn in Zeiten der Digitalisierung werden mehr und mehr papierlose Arbeitsabläufe genutzt. Leider ist es aber auch hier, wie in jedem Bereich, nicht so einfach, denn bei genauerer Betrachtung mit dem Thema wird gerade hinsichtlich der Rechtsgültigkeit digitaler Unterschriften klar, dass es nicht nur „die eine“ digitale Unterschrift gibt. Auch ist die digitale Signatur nicht mit der elektronischen Signatur gleichzusetzen, denn hier gibt es wichtige Unterschiede.
Die Unterschiede
Der primäre Zweck von Signaturen liegt in der eindeutigen Zuordnung des betreffenden Dokuments zu dessen Verfasser. Dieser soll anhand seiner Unterschrift eindeutig identifizierbar sein. Unter Zuhilfenahme digitaler Signaturverfahren kann diese Identifikation auch gewährleistet werden, wenn auf die klassische Papierform verzichtet wird.
Zwischen der digitalen und der elektronischen Signatur gibt es Unterschiede. Die digitale Signatur beschreibt die Nutzung eines asymmetrischen Schlüsselpaares. Ein aus dem Dokument errechneter Hash-Wert (Prüfsumme) wird auf technisch-mathematische Weise mit dem Private Key verschlüsselt, woraus sich die Signatur ergibt. Eine dritte Partei, der Zertifizierer, verleiht dem Unterzeichnenden ein qualifiziertes Zertifikat, das zur Unterzeichnung ermächtigt.
Bei der elektronischen Signatur handelt es sich dagegen um einen Rechtsbegriff, der durch die eIDAS-Verordnung sowie die Signaturrichtlinie der EU geprägt ist. Auch bei der elektronischen Signatur geht es um die eindeutige Zuordnung von Inhalten zu einer Person.
Die 4 unterschiedlichen Arten von Digital Signing
Einfache Signatur
Hierbei handelt es sich um die einfachste Form der elektronischen Signatur mit der das Sicherheitsniveau am geringsten ist. Diese Art ist für den Ersatz der handschriftlichen Unterzeichnung ungeeignet. Etwa durch den Einsatz von Grafiken oder das Einfügen des Namens am Ende des Dokuments kommt diese Form der Signatur zum Einsatz.
Rechtssicherheit
Diese Art der Signaturen kann in einem Gerichtsverfahren zwar berücksichtigt werden, ist der Wert sehr gering und kann bestritten werden. Wenn im Vertrag die elektronische Form vereinbart wurde, reicht diese einfache Form in der Regel jedoch aus.
Einsatzzweck
Gerade unternehmensintern wird diese Art der Signatur bspw. für Bestellungen, Verträge, Dokumentationen und Protokolle verwendet. Besonders bei KMU bietet die einfache Signatur Vorteile, denn Prozesse werden beschleunigt und es kann auf die Papierform verzichtet werden, während der Verbindlichkeitsgrad dennoch erhöht wird.
Fortgeschrittene Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss drei Kriterien erfüllen. Wichtig sind hier die Erkennbarkeit möglicher Manipulation von Daten, die nach dem Signieren vorgenommen wurden, die eindeutige Zuordnung der Signatur zu einer Person und der Möglichkeit, dass die signierende Person auch belegen kann, dass sie die Signatur gesetzt hat und diese mit den entsprechenden Sicherheitsanforderungen übereinstimmt. Die Sicherheitsvorgaben für eine fortgeschrittene elektronische Signatur setzen die Verwendung eines einmaligen und geheimen Software-Schlüssels voraus.
Rechtssicherheit
Diese Art der Signaturen kann in einem Gerichtsverfahren zwar berücksichtigt werden. Sie ist als Objekt des Augenscheins zugelassen und ihr kommt eine nicht zu unterschätzende Beweiskraft zu gute.
Einsatzzweck
Eingesetzt wird die fortgeschrittene elektronische Signatur meistens bei formfreien Vereinbarungen, die keinen strengeren gesetzlichen Vorschriften unterliegen. Man überträgt die Signatur in den allermeisten Fällen mittels USB-Stick oder Chipkarte.
Qualifizierte Signatur
Die qualifizierte elektronische Signatur unterscheidet sich von der fortgeschrittenen dadurch, dass zusätzlich zu asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren das Zertifikat eines externen Dienstes erforderlich ist. Der Aussteller der Signatur muss sich hierzu, mittels schriftlichem Antrag und Ausweis, bei einem Anbieter registrieren. Anschließend wird garantiert, dass der Antragsteller einen öffentlichen Signaturschlüssel besitzt, der mit seiner Identität übereinstimmt.
Rechtssicherheit
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur kann die Papierform vollständig ersetzt werden. Sie bewirkt den Anschein, dass der Unterzeichner tatsächlich das zugehörige Dokument verantwortet. Gegenteiliges unterliegt der Darlegungs- und Beweislast.
Einsatzzweck
Ein Beispiel für die Anwendung elektronischer Signaturen sind elektronisch übermittelte Abrechnungen. Auch bei eingescannten und abrechnungsrelevanten Dokumenten der Sozialversicherungsträger muss das Dokument im digitalen Format eine qualifizierte elektronische Signatur enthalten.
Freiwillige Anbieterakkreditierung
Diese Form der Signatur erfüllt den höchsten Sicherheitsstandard digitaler Signaturen. Der externe Dienst unterstellt sich dabei freiwillig der Kontrolle der Bundesnetzagentur. Im Gegenzug verleiht die Bundesnetzagentur entsprechenden Diensten ein Gütesiegel, auf die sich die signierende Person im Rechts- und Geschäftsverkehr berufen darf.
Rechtssicherheit
Diese Form der Signatur garantiert die Beweissicherheit vor Gericht – sie gewährleistet die Prüfbarkeit elektronischer Signaturen für bis zu 30 Jahre.
Einsatzzweck
Nachteilig sind bei dieser Art die hohen Kosten, weshalb dieses Verfahren noch sehr eingeschränkt eingesetzt wird.
Zusammen-fassung zur Rechtsgültigkeit
Durch den stetigen Fortschritt der Digitalisierung wird auch die elektronische Signatur für Unternehmen jeder Größenordnung immer mehr das Mittel der Wahl. Auch Online-Shops oder öffentliche Stellen setzen diese Form von Signaturen mehr und mehr ein. Wichtig hierbei ist, dass Sie sich mit den unterschiedlichen Möglichkeiten, den Sicherheitsniveaus und den damit einhergehenden Rechtsgültigkeiten digitaler Unterschriften auseinanderzusetzen.
Welche Signaturform auf die eigenen Bedürfnisse passt, richtet sich nach den Anforderungen, die eine Vereinbarung oder ein Dokument im konkreten Fall erfüllen soll, und ist auch innerhalb eines Unternehmens gegebenenfalls von Fall zu Fall unterschiedlich. Es sollte dabei immer beachtet werden, dass den Signaturarten unterschiedliche Beweiswerte zukommen.
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